أولاً: التعريف المبسط
قبل الدخول في التفاصيل، تعريف بسيط لكل منهما:
المستخلص
Progress Claim / Interim Certificate
الفاتورة
Invoice / Tax Invoice
التعريف
المستخلصطلب دفع دوري مرتبط بنسبة إنجاز أعمال محددة في عقد مقاولات — الكميات المنفذة هي الأساس
الفاتورةوثيقة مالية تُثبت بيع سلعة أو خدمة مكتملة — الاستحقاق يبدأ عند التسليم لا عند الإنجاز الجزئي
متى يُستخدم؟
المستخلصفي مشاريع المقاولات الطويلة — يُصدَر بشكل دوري (شهري أو عند إنجاز مراحل)
الفاتورةفي أي عملية بيع أو تقديم خدمة مكتملة — منتجات، استشارات، مشتريات
الأساس القانوني
المستخلصبنود العقد وجداول الكميات والأسعار — يُشير للبنود بأرقامها وكمياتها
الفاتورةأمر الشراء أو الاتفاق على الخدمة — وصف عام للسلعة أو الخدمة
الاستقطاعات
المستخلصيحتوي على استقطاعات متعددة: احتجاز ضمان + استرداد دفعة مقدمة + خصم مستخلصات سابقة
الفاتورةعادةً لا تحتوي استقطاعات إلا الضريبة — أو خصم عند الدفع المبكر
سير الاعتماد
المستخلصيمر بمراجعة فنية قبل المالية — مهندس العميل يتحقق من الكميات أولاً ثم المالية تدفع
الفاتورةمراجعة مالية في الغالب — التحقق من مطابقة الفاتورة لأمر الشراء والاستلام
ثانياً: الفرق الجوهري في جملة واحدة
📌 الفرق في جملة واحدة
المستخلص يقول: “أنجزنا 240م³ خرسانة من أصل 400م³ — وهذا يستحق X ريال بموجب بند 3.2 من العقد.” الفاتورة تقول: “قدّمنا لكم خدمة/سلعة بقيمة X ريال — يُرجى السداد.” الأول مرتبط بإنجاز ميداني موثق، الثاني بعملية تجارية مكتملة.
ثالثاً: متى تستخدم كل منهما في شركة المقاولات؟
🧾 استخدم المستخلص عندما
تُطالب العميل بمستحقاتك على إنجاز أعمال البناء الجارية
تتعامل مع مشاريع طويلة المدة تُقدّر بالكيلومترات أو الأشهر
العقد يحتوي على جداول كميات وأسعار وحدات
العقد ينص على استقطاعات (احتجاز، استرداد دفعة مقدمة)
تحتاج موافقة فنية قبل الدفع
📄 استخدم الفاتورة عندما
تُفاتر الموردين على مشترياتك من مواد ومعدات
تتقاضى مقابل خدمات استشارية أو تقنية مكتملة
تبيع منتجاً أو مادة خارج سياق مشروع طويل
تُفاتر للخدمات الإدارية أو الصيانة الدورية
العملية تجارية مكتملة في جلسة واحدة
رابعاً: كيف تستخدمهما شركة المقاولات في آنٍ واحد؟
شركة المقاولات تستخدم النوعين في نفس الوقت لأغراض مختلفة:
| الاستخدام | النوع | التوجه | في ERP |
|---|---|---|---|
| تحصيل مستحقات المشروع من العميل | مستخلص تقدم | صادر للعميل | وحدة المستخلصات |
| شراء مواد البناء من الموردين | فاتورة شراء | وارد من المورد | وحدة المشتريات |
| دفع مستحقات مقاول باطن | مستخلص باطن | وارد من الباطن | وحدة المقاولين الباطن |
| استئجار معدات من شركة تأجير | فاتورة إيجار | وارد من المؤجر | وحدة المعدات |
| خدمات استشارية للعميل | فاتورة خدمات | صادر للعميل | وحدة الفوترة |
| صيانة بعد الاستلام النهائي | فاتورة صيانة | صادر للعميل | وحدة الفوترة |
خامساً: كيف يُدير ERP النوعين بشكل مختلف؟
⚙️ معالجة مختلفة لكل نوع في BuildERP
🧾 المستخلص في ERP
يُولَّد من بيانات الإنجاز الميداني — الكميات المنفذة × الأسعار التعاقدية. يحتوي استقطاعات تلقائية. يمر بسير اعتماد فني ثم مالي. مرتبط بالعقد الأصلي وأوامر التغيير.
📄 الفاتورة في ERP
تُصدَر بعد اكتمال التسليم أو الخدمة. تُربَط بأمر الشراء إن وُجد. تمر بمطابقة ثلاثية (أمر شراء + استلام + فاتورة). تُولّد قيد محاسبي مباشراً.
🧾 ZATCA للمستخلص
يحتاج فاتورة ضريبية إلكترونية معتمدة عند الدفع الفعلي — ليس عند إصدار المستخلص. بعض الشركات تُصدر فاتورة ضريبية لكل مستخلص معتمد مباشرةً.
📄 ZATCA للفاتورة
فاتورة ضريبية إلكترونية معتمدة تُصدَر مع كل عملية — الربط الفوري بمنصة ZATCA يحدث تلقائياً عند الإصدار.
سادساً: أخطاء شائعة بين المستخلص والفاتورة
إصدار فاتورة ضريبية بدل المستخلص لمشروع بناء
بعض الشركات تُصدر فاتورة عادية للعميل بدلاً من مستخلص تقدم — هذا يُفوّت الاستقطاعات التعاقدية ويخلط الحسابات.
✓ الصواب: استخدم نموذج المستخلص المرتبط بالعقد وبنوده
معاملة مستخلصات الباطن كفواتير عادية
المحاسب يُدخل مستخلص الباطن كـ”فاتورة خدمات” — يضيع الربط بالإنجاز الموثق ولا يمكن التحقق من صحة المبلغ.
✓ الصواب: أدخل مستخلصات الباطن في وحدة إدارة المقاولين الباطن مع مقارنة الإنجاز
إصدار فاتورة ZATCA قبل اعتماد المستخلص
من الناحية الضريبية، الفاتورة تُصدَر عند نقطة معينة (اعتماد أو دفع) — إصدارها قبل الاعتماد قد يُربك المحاسبة الضريبية.
✓ الصواب: اتفق مع مستشارك المحاسبي على توقيت إصدار الفاتورة الضريبية
سابعاً: جدول زمني مقارن — مستخلص مقابل فاتورة
🧾 دورة المستخلص (4-6 أسابيع)
١
إعداد المستخلص من بيانات الإنجاز (يوم 1)
٢
مراجعة داخلية واعتماد (يوم 2-3)
٣
إرسال للعميل مع المستندات (يوم 3)
٤
مراجعة المهندس الاستشاري للعميل (5-14 يوم)
٥
اعتماد المستخلص (يوم 14-21)
٦
إصدار أمر دفع وتحصيل (يوم 21-45)
📄 دورة الفاتورة (7-30 يوم)
١
إصدار الفاتورة عند الاستلام (يوم 1)
٢
إرسال للعميل أو المشتري (يوم 1)
٣
مراجعة المشتري ومطابقة أمر الشراء (يوم 2-5)
٤
الموافقة على الدفع (يوم 5-7)
٥
الدفع حسب شروط الاتفاقية (7-30 يوم)
أسئلة شائعة
هل المستخلص يُعتبر فاتورة ضريبية لأغراض ZATCA؟
المستخلص وحده لا يكفي لأغراض ZATCA — يجب إصدار فاتورة ضريبية إلكترونية (E-Invoice) مرتبطة بالمستخلص. بعض الشركات تُصدر الفاتورة الضريبية عند اعتماد المستخلص، وبعضها عند استلام الدفعة. الأفضل استشارة مستشار ضريبي لتحديد الوقت الصحيح.
هل يمكن تحويل المستخلص إلى فاتورة تلقائياً في ERP؟
نعم — عند اعتماد المستخلص، يمكن توليد فاتورة ضريبية ZATCA منه تلقائياً. الأرقام والبيانات تنتقل من المستخلص للفاتورة دون إعادة إدخال — مما يُقلل الأخطاء ويضمن التطابق.
في عقود “مقطوع” (Lump Sum) هل يوجد مستخلص؟
نعم — حتى في عقود المقطوع تُصدَر مستخلصات دورية. الفرق أن الاستحقاق لا يُحسَب بالكميات بل بنسبة إكمال المراحل أو الأعمال المتفق عليها في جدول الدفعات.
هل تريد نظاماً يُدير المستخلصات والفواتير بشكل صحيح؟
احجز جلسة نوضح فيها كيف يُفرّق BuildERP بين المستخلصات والفواتير — ويُدير كلاً منهما بالأسلوب المناسب.